Für die Administration von Office 365 stehen den Schulen 2 Unterstützungsvarianten zur Verfügung.
Den Schulen obliegt die Entscheidung welche der Varianten sie wählt und welche technische Unterstützung sie benötigt.
Variante I:
Office 365 soll über den Kreis Offenbach verwaltet und administriert werden.
Wenn Sie sich für die Variante I entscheiden, geben Sie Ihre administrative Rechte an den Kreis Offenbach komplett ab.
Variante II:
Office 365 wird von Ihnen eigenständig verwaltet und administriert.
Wenn Sie sich für die Variante II entscheiden, benötigen wir lediglich die Information über Ihre Entscheidung per Mail. Alles weitere fällt dann in den Zuständigkeitsbereich der Schule.
Variante I
Folgendes wird dafür zwingend benötigt:
- die vom Schulleiter oder der Schulleiterin unterschriebene Vereinbarung zur Verarbeitung von Daten im Auftrag.
Die entsprechende Vereinbarung ist angehängt
- Admin - Zugangsdaten des Microsoft 365 Admin Centers (Benutzername und Passwort)
Die Übermittlung per Mail ist ausreichend
Darüber hinaus benötigen wir noch weitere Informationen:
- eine verbindliche E-Mail-Adresse, an die Zugangsdaten neuer Benutzer*innen weitergeleitet werden können
- bei Bedarf nach eingeschränkten administrativen Rechten:
- die Namen der Personen
- Gruppenadministrator und Gruppenadministratorin und/oder Kennwortadministrator und Kennwortadministratorin
-
Welche eingeschränkten administrativen Rechte stehen zur Verfügung?
- Gruppenadmin: Hiermit können Microsoft 365 Gruppen erstellt und gelöscht werden, sowie Benutzer den Gruppen hinzugefügt
und entfernt werden. Sollten diese Gruppen aber Teams zugeordnet werden, muss dies per Mail an
it-schule@kreis-offenbach.de mittgeteilt werden.
Das Erstellen privater Teamsgruppen über den persönlichen Teamsaccount ist dennoch weiterhin möglich.
- Kennwortadmin: Hiermit können die Passwörter der (normalen) Benutzer zurückgesetzt werden.
Wie werden die A3 Lizenzen verteilt?
Wir benötigen eine Excel-Liste aller namentlich benannten Lehrkräfte, sowie Schülerinnen und Schüler, die eine A3 Lizenz erhalten sollen. Da nur eine begrenzte Anzahl an Lizenzen zur Verfügung steht, wird ebenfalls um die rechtzeitige Mitteilung gebeten, wenn Lehrkräfte sowie Schülerinnen und Schüler die Schule verlassen. Daraufhin wird der Account gelöscht. Damit steht die Lizenz wieder einer anderen Lehrkraft oder Schülerin und Schüler zur Verfügung.
Was ist bei den Teamsgruppen zu beachten?
Sollte in der Teamsgruppe eine Veränderung eintreten, d.h. eine Lehrkraft oder Schülerinnen und Schüler kommt neu in eine bestehende Teamsgruppe dazu, muss diese aus Gründen der DSGVO gelöscht werden und neu erstellt werden.
!!!Wichtig ist hier zu beachten, dass die Daten vor Löschung des Teams durch die Schule gesichert werden müssen!!!
Wenn Sie die Berechtigung als Gruppenadministrator angefordert haben, ist Ihrerseits die Teamsgruppe zu löschen, neu zu erstellen, sowie Mitglieder und Besitzer und Besitzerinnen hinzufügen.
Um die neu erstellte Gruppe wieder hinzuzufügen bitten wir darum die Informationen über die Änderungen an it-schule@kreis-offenbach.de zu senden, damit diese Gruppe wieder Teams hinzugefügt werden kann.
Wenn Sie die Berechtigung als Gruppenadministrator nicht angefordert, bitten wir darum eine Liste mit Name der Teamsgruppe inklusive der Mitglieder, sowie die Kennzeichnung wer Besitzer oder Besitzerin ist, an it-schule@kreis-offenbach.de zu senden. Anschließend werden die Teamsgruppen erstellt.
Eine Beispielvorlage ist angehängt.
Weiter ist anbei eine Informationsbrochüre angehängt. Diese enthält weitere detailliertere Informationen.
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Kreisverwaltung Offenbach - Fachdienst Informationstechnologie
Werner-Hilpert-Str. 1, 63128 Dietzenbach
Homepage: www.kreis-offenbach.de
Für weitere Anfragen oder Probleme bitten wir Sie sich per E-Mail an it-schule@kreis-offenbach.de zu wenden.
Stand: April 2023